Kasy fiskalne

Co do zasady, zgodnie z art. 111 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361) podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Obowiązek taki istnieje więc, o ile ustawodawca nie przewidział określonych szczegółowo zwolnień i jest niezależny od faktu, czy dany podmiot jest zarejestrowanym podatnikiem VAT, czy też korzysta ze zwolnienia (ze względu na „małą” wartość sprzedaży do 200 tys. zł lub jako rolnik ryczałtowy). O podatku VAT piszemy w osobnej zakładce [link do odpowiedniej zakładki]. Podkreślmy, że sprzedaż na rzecz przedsiębiorców jest czymś innym, niż sprzedaż na na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Rzec można, że aspekt kasy fiskalnej pojawi się, gdy nasze produkty trafiają bezpośrednio do brzucha osób prywatnych.

Na mocy art. 111 ust. 8 ustawy o VAT, Minister właściwy do spraw finansów publicznych może zwolnić, w drodze rozporządzenia¹, na czas określony, niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz określić warunki korzystania ze zwolnienia. Może więc pojawić się obowiązek posiadania kasy fiskalnej, nawet jeśli producent nie jest czynnym podatnikiem VAT.

Zacznijmy od tego, że w naszym tekście odnosimy się do krótkiego łańcucha dystrybucji, gdy istotą funkcjonowania producenta jest właśnie dokonywanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Logikę funkcjonowania przepisu można ująć w dwóch punktach:

1) są grupy produktów i usług, gdzie kasa fiskalna jest bezwzględnie obowiązkowa,

2) w pozostałych przypadkach wyodrębniono pewne sytuacje, w których można liczyć na zwolnienia (obowiązują warunki).

Odnieśmy się więc kolejno do możliwych wariantów.

Brak jakiegokolwiek zwolnienia (gastronomia i catering)

Jak wspomnieliśmy, ustawodawca określił szereg produktów oraz usług, w których wymóg posiadania kasy fiskalnej pojawia się od pierwszej złotówki i nie ma mowy o żadnych zwolnieniach. Z punktu widzenia "produktu lokalnego" interesuje nas § 4 ust. 1  pkt 2) lit i) ww. rozporządzenia, z którego dowiadujemy się, że zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się w przypadku świadczenia usług związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie:
–  świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
–  usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering).

Wynika z tego, że jeśli uruchamiamy działalność barową/restauracyjną/cateringową nakierowaną na klienta indywidualnego, to w praktyce od razu musimy zaopatrzyć się w kasę fiskalną. Pewnym wyjątkiem może być sprzedaż dań na wynos, które wymagają dalszej obróbki (np. kartacze w formie zamrożonej). W innych sytuacjach, jeśli z jakiegoś powodu mamy przekonanie, że w naszym żywieniu nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej, usilnie zalecamy potwierdzić je uzyskując indywidualną interpretację podatkową.

Zwolnienie w rolnictwie – rolnictwo

Nie ma natomiast obowiązku stosowania kas fiskalnych jeżeli jesteśmy #rolnikiem ryczałtowym i dokonujemy dostaw #produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczymy #usługi rolnicze, korzystające ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy VAT. Sprawdź szczegóły, w tym definicje w zakładce o VAT [link do odpowiedniej zakładki].

Uwaga 1: Przy tym zwolnieniu nie ma znaczenia wysokość dochodu.
Uwaga 2: działalność #agroturystyczna [link do odpowiedniej zakładki] nie jest traktowana jako usługa rolnicza, więc jeśli nie chcemy stosować kasy rejestrującej, to należy znaleźć odpowiednią podstawę do zwolnienia z tego obowiązku (warianty podajemy poniżej).
Uwaga 3: osoby prowadzące RHD w ramach zwolnienia na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy VAT są jednoznacznie uznawane za zwolnione z obowiązku kasy fiskalnej.

Zwolnienie w rolnictwie – działalność uboczna

[§3 ust. 1 pkt 3 rozp.] Na zwolnienie z kasy fiskalnej mogą też liczyć osoby świadczące usługi związane z rolnictwem oraz chowem i hodowlą zwierząt oraz #rolnicy ryczałtowi w sytuacji, gdy zdecydowana większość (czyli min. 80 proc. licząc po wartości obrotu) ich działalności realizowanej na rzecz osób fizycznych podlega zwolnieniu z ewidencjonowania, a dodatkowo pojawia się kilka czynności nie zwolnionych (do 20 proc.). Co można uznać za działalność uboczną? – np. rolnik odsprzedaje innemu odbiorcy zakupione wcześniej nawozy lub pasze stanowiące u niego nadwyżkę i jest to czynność jednorazowa. Jako działalność uboczną można również traktować przychody z tytułu prowadzenia #agroturystyki.

Przykład 1: w gospodarstwie rolnym uprawia się zboże. Z tytułu sprzedaży zboża w roku poprzednim został osiągnięty przychód 300 000 zł, ale w całości związany z dostawą do punktu skupu. W tej sytuacji brak jest przychodu realizowanego na rzecz „konsumenta”. Oznacza to też brak możliwości skorzystania z tego zwolnienia w przypadku np. #agroturystyki.

Przykład 2: w gospodarstwie rolnym uprawia się zboże, a także owoce i warzywa. Zboże dostarczane jest do punktu skupu, ale w ramach dostaw bezpośrednich prowadzona jest też sprzedaż bazarowa owoców i warzyw na rzecz „konsumenta”, w tym przetworów w ramach RHD. Handel ten w poprzednim roku wygenerował przychód 150 000 zł. Oznacza to, że w ramach np. działalności #agroturystycznej możliwe jest – przy zwolnieniu z obowiązku stosowania kasy fiskalnej – osiągnięcie przychodu do 20% ww. kwoty – czyli do 29 999 zł. Uwaga: rolnik powinien w jakiś sposób udokumentować osiągnięcie przychodu, który stałby się podstawą do zwolnienia.
Jest to wniosek wynikający z przepisu, w myśl którego zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2023 r., podatników, którzy świadczą usługi związane z rolnictwem oraz chowem i hodowlą zwierząt […] oraz z obowiązku tego zwolnione są dokonywane przez #rolników ryczałtowych dostawy #produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczących usługi rolnicze, w przypadku gdy udział obrotu z tytułu czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania², w całkowitym obrocie podatnika realizowanym na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz #rolników ryczałtowych, był w poprzednim roku podatkowym wyższy niż 80 proc.

Zwolnienie z tytułu małej skali obrotu (do 20 tys. zł średniorocznie)

[§3 ust. 1 pkt 2 rozp.] Według stanu na rok 2024 na zwolnienie mogą liczyć również drobni przedsiębiorcy. Zgodnie z cały czas omawianym rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 2605). zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2024 r., podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz #rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł. W przypadku, gdy działalność rozpoczęła się w trakcie roku, kwota 20 000 zł jest pomniejszana w proporcji do okresu wykonywania tych czynności (wynika z tego, że rozpoczynając działalność 1 grudnia, tj. w 335 dniu roku, mamy już do dyspozycji tylko dwunastą części tej kwoty – czyli niewiele ponad 1 600 zł) [kliknij, aby zapoznać się z rozporządzeniem - link do serwisu zewnętrznego]. 

Zwolnienie, gdy wpłaty idą prosto na konto

Obowiązek posługiwania się kasą rejestrującą nie pojawia się też w przypadku, gdy świadczymy usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz #rolników ryczałtowych i otrzymamy z tego tytułu wynagrodzenie np. za pośrednictwem przelewu bankowego, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła. Może to być przydatne rozwiązanie zwłaszcza dla właścicieli gospodarstw #agroturystycznych. Należy tylko pamiętać, aby właściwie dokumentować dowody wpłat, aby było wiadomo kto zapłacił za pobyt w jakim konkretnym terminie.
Podobne zwolnienie możliwe jest przy dostawach towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem np. banku, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Uwaga: rozporządzenia ws. zwolnień ze stosowania kas rejestrujących wydawane są na czas określony, więc zawsze należy szukać aktualnego przepisu lub skontaktować się z urzędem skarbowym celem uzyskania aktualnej informacji. Niniejszy poradnik obejmuje w tym zakresie czas do końca roku 2024.

Podsumowanie: jak więc wygląda wymóg posiadania kasy rejestrującej i VAT w praktyce?

Podsumujmy i prześledźmy konkretne, wybrane przypadki, aby lepiej zrozumieć wnioski wynikające z powyższych regulacji.

Sytuacja 1 - sprzedaż #produktów rolnych z własnego gospodarstwa dokonywana przez #rolnika ryczałtowego: brak obowiązku posiadania kasy rejestrującej bez względu na kwotę obrotu. Bez względu na kwotę nie zostaniemy też VAT-owcem (poza przypadkami wielomilionowych obrotów).

Ważne: przepisy ustawy o VAT nie wskazują na konieczność posiadania przez rolnika #ryczałtowego własnego gospodarstwa rolnego. Konieczne jest tylko to, aby #rolnik ryczałtowy dokonywał dostawy produktów rolnych z własnej działalności rolniczej lub świadczył usługi rolnicze korzystając ze zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Co to oznacza dla producenta? Rolnikiem ryczałtowym, czyli zwolnionym od opodatkowania podatkiem VAT bez limitu obrotu a jednocześnie zwolnionym z ewidencjonowania obrotu na kasie fiskalnej, jest każda osoba (nie tylko rolnicy w dosłownym rozumieniu) prowadząca produkcję roślinną lub zwierzęcą. Zatem rolnikiem ryczałtowym jest więc pszczelarz, działkowiec czy nawet osoba, która prowadzi hodowlę sadzonek na balkonie, a następnie sprzedaje te sadzonki na targowicy czy w innym miejscu.

Sytuacja 2 - sprzedaż w ramach #Rolniczego Handlu Detalicznego [link do odpowiedniej zakładki]: producenci prowadzący RHD są jednoznacznie uznawani za #rolników ryczałtowych korzystających ze zwolnienia od opodatkowania podatkiem VAT określonego art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT, o ile nie zrezygnują z tego zwolnienia. Jeżeli rolnik korzysta ze zwolnienia od opodatkowania podatkiem od towarów i usług, czyli jest tzw. #rolnikiem ryczałtowym, jest również zwolniony z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży produktów rolnych na kasie fiskalnej (to, co wytworzymy w ramach RHD też jest uznawane za produkt rolny).

Sytuacja 3 - inna działalność - np. #agroturystyka [link do odpowiedniej zakładki]: do 20 000 zł średniorocznego obrotu cieszymy się ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej z uwagi na małą skalę działalności. Powyżej tej kwoty powstaje obowiązek posiadania kasy rejestrującej. Ewentualnie możemy skorzystać:
-ze zwolnienia, gdy wpłaty idą prosto na konto,
-ze zwolnienia w rolnictwie – działalność uboczna (przy spełnieniu opisanych powyżej warunków).

Sytuacja 4 - dostawy produktów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi): gdy nasza działalność opiera się o wysyłkę (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), istnieje możliwość uzyskania zwolnienia z obowiązku posiadania kasy rejestrującej opisanego we wcześniejszej części poradnika pod hasłem "Zwolnienie, gdy wpłaty idą prosto na konto".

Utrata zwolnienia z obowiązku kasy fiskalnej

Może się zdarzyć, że w pewnym momencie utracimy przywilej niestosowania fasy fiskalnej. Dotyczy to np. sytuacji, gdy wartość sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych przekroczy w danym roku limit 20 000 zł (podkreślmy to – średniorocznie). Wówczas powstaje obowiązek posiadania kasy fiskalnej po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty 20 000 zł obrotu. Producent ma więc dwa miesiące na to, aby dokonać zakupu i fiskalizacji kasy fiskalnej.

Warto wówczas wiedzieć, że Minister Finansów, z tytułu zakupu kasy fiskalnej, przewiduje ulgę, z której mogą skorzystać podatnicy. Ulga na zakup kasy fiskalnej wynosi 90% jej wartości, nie więcej jednak niż 700 zł. Czynni podatnicy VAT mogą odliczyć ulgę na zakup kasy fiskalnej w deklaracji VAT. Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT powinni w tym celu złożyć w urzędzie skarbowym stosowny wniosek.

Polacamy również:
artykuł  o kasie rejestrującej w #nieewidencjonowanej działalności gospodarczej [link do serwisu zewnętrznego].
artykuł o dokumentowaniu sprzedaży [link do odpowiedniej zakładki]

--------------

Przypisy:

[1] zwolnienie następuje poprzez wydawane w ostatnich dniach grudnia rozporządzenia „w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących” (wydawane jest na okres roku lub dwóch lat). Aktualne rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 2605) obowiązuje przez okres roczny tj. od 1 stycznia 2024 r. do końca roku 2024. Warto zauważyć, że w ostatnim czasie zmiany miały charakter kosmetyczny, niemniej jednak osoby korzystające z tekstu po roku 2024 powinny bezwzględnie zapoznać się z aktualnym stanem prawnym.

[2] wymienionych w ww. części I załącznika do przywołanego już rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 2605).